Як правильно писати листи?
У наш час кожен повинен вміти писати листи. Адже це є неминучим для будь-якої людини, що має освіту. Не всі мають талант написання листа. Але, знаючи основні правила, можна розвинути в собі здібності для твори хороших і цікавих листів. Особливо, якщо ці правила досить прості. У даній статті ви дізнаєтеся, як правильно писати ділові листи та особисті. Розберемо різні варіанти листів і важливі моменти в їх оформленні.
Як правильно писати листи ділові
Офіційне або діловий лист зазвичай призначене для підтримки ділових відносин між фірмами та їхніми співробітниками або клієнтами. Туристичний ваучер має масу різновидів. наприклад:
- Лист-подяка
- Рекомендаційний лист
- Супровідний лист
- Гарантійний лист
- лист президенту
- службове лист
- Інформаційний лист
- вітального листа
- лист вимога
- лист скарга
- Лист запрошення
Те чи інше ділове лист ми в основному відправляємо вище поставленим особам або з проханням, тобто це чітко спрямовані листи, що відправляються з певною метою. Мета полягає в тому, щоб лист було зрозуміле відповідним чином. Наприклад, ми вирішуємо, як правильно писати лист подяки, щоб зрозуміли, що ми благодарім- ми думаємо про те, як правильно писати офіційного листа, щоб вони були корисні, щоб вони були правильно зрозумілі адресатом. Тому дуже важливо знати, як правильно писати лист. Зразок для написання ділових листів ви можете знайти за посиланням Професійні шаблони ділових листів.
Нижче ми розглянемо основні правила для написання ділових листів.
Лист не повинно бути безликим
Чи замислювалися Ви, як правильно писати електронні листи? Електронна скринька ділової людини дуже часто переповнений різними спамом. В першу чергу ваша задача, при написанні офіційного листа буде полягати в тому, щоб його помітили і не відправили в папку «Спам».
Для початку варто навести довідки про компанії, куди ви хочете відправити свого листа. Ви повинні мати максимальну інформацією про партнера. Після того, як подробиці про компанії будуть відомі, можна починати складання листа. Будь-якому діловій людині буде приємно, якщо в листі до нього звернуться особисто, а не до комерційного відділу фірми, в якій він працює, наприклад. Звернення до адресата по імені продемонструє, перш за все, вашу повагу до людини і, звичайно ж, викличе у нього позитивні емоції, що просто не зможе не привернути до вашої персони. Адже як можна почати розмову з потенційним партнером про ділові пропозиції, якщо ви не знайшли часу для того, щоб дізнатися про його прізвища, імені та по батькові.
Якщо вам не вдалося дізнатися ім`я адресата, ні в якому разі не пишіть: «Ув. ген. директор! »,« Ув. комерц. дир. фірми! ». У діловому листі подібним скорочень місця немає. Такі слова, як «шановний», «пан», «начальник відділу» і т.д., потрібно писати повністю. Інакше про повагу ніякої мови бути не може.
Лист повинен мати заголовок
Тема потрібен для того, що б коротко розкрити зміст листа. Так одержувач зможе без проблем обробити і впорядкувати лист. У будь-яку офіційну організацію кожен день приходять десятки листів з абсолютно різних питань. Тому немає ймовірності, що на ваш лист звернуть увагу. Тому, якщо ваш заголовок буде містити корисну інформацію, то це може зацікавити потенційного партнера. Тепер розумієте, чому важливо правильно писати службові листи?
Як справити хороше враження
Спробуйте додати в лист вступ, яке буде виражати комплімент до адресата. Наприклад, то, як ви були б раді мати честь співпрацювати з такою гарною фірмою.
Чого варто уникати
Постарайтеся обійтися в тексті без словесного сміття, зайвої ввічливості, питань, займенників і т.д. Лист, переповнене неконкретними речами, буде виглядати непереконливим і не заслуговує на довіру. Пишіть текст твердіше. Слова-паразити, розмиті фрази і недоречні прикметники можуть спровокувати думку про вас, як про людину з низьким соціальним статусом. Наприклад, ви пишіть лист президенту. Правильність оформлення мало не визначальний фактор в тому, чи буде досягнута мета, вкладена в цей лист.
Відмовтеся від директивних фраз
Замість фрази «Якщо ви зацікавлені в нашій пропозиції, то вам слід зв`язатися зі мною по телефону ...» краще напишіть «Для обговорення пропозиції у вас є можливість зв`язатися з нами за телефоном ...». Директивна фраза може психологічно налаштувати людини проти вас. Така фраза може показати адресату вашу невпевненість у собі і зарозумілість. А якщо Ви пишіть рекомендаційний лист, правильно буде саме "пропонувати", а не нав`язувати, щоб не склалося враження, що Ви тиснете, це нікому не сподобається.
Вибирайте правильні дієслова
Використовуйте дієслова доконаного виду. Наприклад, створили, виконали, зробили, розробили, збільшили і т.д. Але такі дієслова, як виконуємо, беремо участь, працюємо, робимо, не говорять про досягнення результатів. Це складно врахувати в написанні іншомовних листів, тому поцікавтеся заздалегідь правилами тієї чи іншої мови, щоб знати, наприклад, як правильно написати англійське лист.
Використовуйте фірмовий бланк
Використання фірмового бланка необхідно навіть якщо ви відправляєте лист по електронній пошті. Що таке фірмовий бланк? На фірмовому бланку має бути вказана назва вашої фірми, адреса, телефон, факс, емблема фірми і підпис керівника. Цей момент важливий в правильному написанні гарантійного листа, адже Ви таким чином показуєте, що відкриті і відповідаєте за свою фірму.
Надішліть листа поштою
При відправці ділового листа краще відмовитися від факсу та e-mail. Ідеальним варіантом буде відправити кур`єра з листом, щоб той вручив його особисто керівнику в руки. Тому обов`язково подбайте про фірмовому конверті. До речі, якщо Ви відправляєте документи для отримання будь-якої посади, не полінуйтеся дізнатися, як правильно писати супровідний лист, роботодавець це оцінить.
Як правильно писати листи особисті
Особистим листом може стати лист другові або близькій людині, лист англійською мовою товаришеві по листуванню за кордоном, любовний лист або електронного листа в соціальній мережі. Адресат завжди зрадіє вашого листа, якщо воно буде написано правильно і цікаво. Спілкуючись по листуванню можна вжити теплі слова, які часто соромилися сказати своїм близьким при розмові. Особисті листи писати набагато легше, ніж офіційні, але це не означає, що не треба знати, як правильно писати лист другові або коханій людині.
Поважайте адресата
Якщо ви відправляєте лист поштою, то не використовуйте для тексту клаптик паперу, вирваний із зошита. Віддайте перевагу папері хорошої якості. І не забудьте правильно написати адресу!
Основні правила
Лист повинен починатися з обігу. Звернення розмістіть на середині рядка. Головний текст пишеться нижче звернення на 2 см з відступом на таку ж відстань від лівого краю аркуша. Постарайтеся витримати яку в усьому листі. Якщо лист закінчився, то візьміть другий чистий аркуш паперу. Чи не списував обидві сторони аркуша!
Уникайте виправлень
Пам`ятайте, що закреслені рядки або виправлення можуть надати вашого листа вкрай неохайний вигляд. Тому для початку варто не полінуватися і написати чернетку.
оформлення
Текст листа повинен бути розбірливим і не дуже дрібним. Протягом всього листи використовуйте одну і ту ж пасту або чорнило. В кінці обов`язково залиште свій підпис. Після підпису, якщо є в цьому необхідність, помістіть постскриптум (P.S.). Листи складають текстом всередину!
Після написання листа
Не варто писати лист в поганому настрої. Якщо ж негативні емоції вже опинилися на папері, не відправляйте цей лист. Краще перепишіть його на наступний день. Адже правильно написати любовний лист, значить доставити адресату приємні позитивні емоції, а не зіпсувати його настрій негативними висловлюваннями.
